Gepi : gestion des notes, des absences, et des cahiers de texte

Sommaire
  1. Présentation
  2. Installation
  3. Accéder à l'application
  4. Importation des comptes
  5. Rôles des utilisateurs
  6. Remarques

Présentation

Administration de Gepi
Administration de Gepi

Gepi est un logiciel libre de gestion des notes, des absences, et des cahiers de texte pour les établissements francophones du second degré.

http://gepi.mutualibre.org

Une grande quantité de documentation est disponible ici :

https://www.sylogix.org/projects/gepi/wiki/

Installation

Gepi s'installe manuellement, saisir les commandes suivantes :

# Query-Auto

# apt-eole install eole-gepi

L'application n'est pas disponible immédiatement après l'installation.

L'opération nécessite une reconfiguration du serveur avec la commande reconfigure.

Truc & astuce

Pour désactiver rapidement et temporairement (jusqu'au prochain reconfigure) l'application web il est possible d'utiliser la commande suivante :

# a2dissite nom_de_l'application

Le nom de l'application à mettre dans la commande est celui que l'on trouve dans le répertoire /etc/apache2/sites-available/

Pour activer cette nouvelle configuration il faut recharger la configuration d'Apache avec la commande :

# service apache2 reload

Pour réactiver l'application avec cette méthode il faut utiliser les commandes suivantes :

# a2ensite nom_de_l'application

# service apache2 reload

Pour désactiver l'application pour une période plus longue voir définitivement, il faut désactiver l'application depuis l'interface de configuration du module, dans l'onglet Applications web.

L'opération nécessite une reconfiguration du module avec la commande reconfigure.

Accéder à l'application

Pour accéder à l'application se rendre à l'adresse : https://<adresse_serveur>/gepi/

L'authentification peut se faire :

  • par le biais d'une authentification SSO (Utilisation du service SSO pour les applications de votre serveur scribe à oui) ;
  • par le biais d'une authentification LDAP.

Attention

Pour des raisons de sécurité évidentes, l'accès en HTTPS est fortement recommandé.

De plus il permet d'éviter l'affichage des messages d'avertissement lors d'une session en tant qu'utilisateur admin.

Importation des comptes

En début d'année, un outil de synchronisation des bases permet de créer l'ensemble des comptes utilisateurs depuis l'annuaire LDAP du module Scribe.

Attention

L'initialisation des bases supprime un grand nombre de données déjà entrées.

L'import ne doit donc être réalisé qu'une seule fois en début d'année.

La mise à jour des informations importées est réalisée lors de la connexion des utilisateurs.

  • se rendre dans  Gestion générale / Initialisation à partir de l'annuaire LDAP du serveur Eole Scribe NG ;
  • lancer les 7 étapes, dans l'ordre.

Les données importées nécessitent par la suite quelques réglages :

  • attribution des rôles adéquats au personnel administratif ;
  • regroupement d'enseignements inter-classe ;
  • ... .

ConseilAffectation des matières à des professeurs

En tant qu'utilisateur admin, aller dans :

Gestion des bases / Gestion des comptes d'accès des utilisateurs / Personnels de l'établissement / Affecter les matières aux professeurs.

ConseilAjouts d'enseignements

  • Aller dans Gestion des bases / Gestion des classes ;

  • Choisir une classe dans le tableau puis cliquer sur Enseignements ;

  • En haut à droite "Ajouter des enseignements" et choisir dans la liste "Sélectionner matière".

  • Cliquer sur Créer.

Il est possible par la suite de ré-éditer ces enseignements pour :

  • Ajouter un ou des professeurs à l'enseignement ;

  • Associer une autre ou d'autres classes à l'enseignement.

Lors de la création d'un enseignement, tous les élèves de la classe sont par défaut inscrits dans l'enseignement.

Il faut passer en revue les enseignements optionnels pour décocher les élèves qui ne suivent pas l'enseignement.

Pour cela, toujours dans la Gestion des classes :

  • Gestion des bases / Gestion des classes

  • Choisir une classe dans le tableau puis cliquer sur Enseignements.

  • Choisir dans le tableau l'enseignement puis cliquer sur <Enseignement> Élèves inscrits (XX-XX-XX).

  • Choisir un élève dans le tableau et utiliser les coches pour choisir les périodes ou utiliser la croix rouge pour tout décocher.

  • Enregister vos changements.

ConseilAjouter un enseignement à cheval sur plusieurs classes

  • Aller dans Gestion des bases / Gestion des classes ;
  • Choisir une classe dans le tableau puis cliquer sur Enseignements.
  • En haut à droite, "Ajouter des enseignements" et choisir dans la liste "Sélectionner matière" en précisant qu'il concerne plusieurs classes (bouton radio) ;
  • Cliquer sur Créer ;
  • Préciser le nom de l'enseignement (regroupement) ;
  • Cocher les classes et le(s) enseignant(s) ;
  • Cliquer ensuite sur le lien Eleves (XX-XX-XX) pour cocher / décocher les élèves qui doivent suivre ou non l'enseignement.

ConseilFusionner des enseignements

Dans le cas où l'on a créé des enseignements dans deux classes alors qu'il s'agit d'un même enseignement regroupant les deux classes, il est possible de fusionner les deux enseignements :

  • Aller dans Gestion des bases / Gestion des classes ;
  • Choisir un enseignement dans le tableau puis cliquer sur Enseignements ;
  • Cliquer sur le nom de l'enseignement, puis cliquer sur le lien Fusionner le groupe avec un ou des groupes existants.

Rôles des utilisateurs

Administrateur

Seul l'utilisateur admin a un accès à l'application, il est administrateur de celle-ci.

Il a un accès complet à l'application et à sa configuration. Il peut déléguer ce rôle en donnant les droits administrateur à un utilisateur.

Ce rôle permet notamment de :

  • gérer les comptes utilisateurs ;
  • gérer les groupes classes et autres ;
  • sauvegarder les données ;
  • bloquer l'accès à l'application ;
  • observer l'historique des connexions.

Les autres utilisateurs ont accès à l'application uniquement si leur compte créé lors de l'initialisation annuelle.

Les rôles sont assignés comme suit :

Professeur principal

Les enseignants responsables de classes ont un accès en tant que professeur principal.

Professeur

Les enseignants qui ne sont pas professeur principal ont un accès professeur leur permettant :

  • d'accéder au cahier de texte ;
  • d'accéder à l'outil de gestion des notes ;
  • de saisir les bulletins ;
  • de préparer les conseils de classe (impression des bulletins, tableaux, graphiques ...).

Scolarité

Les personnels administratifs ont un accès scolarité, ces comptes doivent être édités manuellement afin de leur attribuer des rôles plus précis.

L'accès scolarité permet :

  • une vérification détaillée de la saisie des notes et la saisie des appréciations sur les bulletins ;
  • de visualiser et d'imprimer des relevés de notes ;
  • de visualiser et d'imprimer des bulletins.

Élève

Les élèves ont un accès élève leur permettant de :

  • consulter le cahier de texte;
  • consulter leurs notes et leurs bulletins.

Responsable légaux

Les responsables légaux ont un accès responsable légal leur permettant de consulter les informations (notes, absences ...) concernant les élèves dont ils sont responsables.

Complément

Plus d'informations sur les fonctionnalités disponibles directement ici :

http://www.sylogix.org/wiki/gepi/ListeDesFonctionnalités

Remarques

Attention

Tant qu'un élève n'a pas de note dans un groupe, il est facile de le désinscrire.

Si un professeur s'aperçoit qu'un élève ne devrait pas être dans un groupe, il est important qu'il n'ajoute aucune donnée à cet élève.

Mécanisme de synchronisation des élèves / parents / profs disponible

Cela se situe dans posh-profil > Synchronisation > Gepi

Attention contrairement aux autres mécanismes de synchronisation, celui de Gepi ne se lance pas toute les nuits en automatique

Il est nécessaire de l'exécuter en allant dans l'écran de posh-profil et cliquer sur le bouton Synchroniser